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"Organize seus espaços. Durante as operações de trabalho, você precisa organizar seu espaço para colocar os objetos que estiverem em uso."
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      Como organizar seus contatos para networking

      Saiba como organizar seus contatos de maneira eficiente e manter uma rede ativa e atualizada

      Não importa se você está confortável em seu posto de trabalho ou procurando emprego: nos dias de hoje, manter uma rede de contatos ativa e atualizada é requisito básico. Ter à mão o telefone daquele fornecedor capaz de resolver seu problema de última hora ou lembrar do aniversário de um ex-colega pode ser o diferencial para quem quer ser reconhecido na empresa ou lembrado para futuras propostas.

      Assim como em outras áreas da vida, na formação do networking (expressão em inglês usada para definir a rede de contatos de trabalho), a organização é tudo. De nada adianta conhecer pessoas interessantes em um curso, por exemplo, e esquecer os cartões de visita no meio da apostila ou voltar para casa com os nomes e telefones anotados em papeizinhos que acabam se perdendo. A melhor forma de manter esses contatos organizados depende da preferência e dinâmica de cada um. Algumas opções:

      Agenda papel:
      Ela pode parecer obsoleta, mas a boa e velha agendinha de papel ainda tem seu valor. Não está sujeita a panes de sistema (quem não teve um amigo desesperado após perder todos os contatos do seu celular, por exemplo?), é barata e facilmente manuseável. A dica é anotar tudo a lápis, o que evita rasuras ao atualizar números de telefones que vivem mudando, por exemplo.

       Agenda do celular:
      Com sistemas operacionais cada vez mais completos e a vantagem da portabilidade, as agendas dos celulares servem para anotar quase tudo. Como o aparelho é muitas vezes alvo de furtos ou panes de sistema, convém manter um backup da agenda para não perder todos os contatos de uma hora para a outra.

      Planilha:
      Quem prefere centralizar todos os contatos no computador pode optar por uma planilha, com os dados úteis divididos em colunas e os tipos de contato em abas (por exemplo: uma aba para ex-colegas de colégio, outra para fornecedores, outra para amigos). Lembre-se de enviar periodicamente para você mesmo a planilha ou copiá-la em uma pen drive, para garantir acesso aos dados mesmo longe do computador em que ela está salva.

       Documento de texto:
      Por mais simples que a solução possa parecer, concentrar todos os seus contatos em uma lista simples em um documento de Word ou bloco de notas tem como vantagem o rápido acesso aos nomes. Com um simples “Ctrl+F”, você pode digitar uma palavra-chave (como o sobrenome ou profissão) e ir direto ao ponto. Aqui também vale a dica de enviar periodicamente o documento por email ou copiar em um pen drive.

      Ferramentas específicas:
      Softwares específicos para a organização de contatos, como o Microsoft Outlook com Business Contact Manager, ajudam a realizar a gestão de clientes e contatos. Sites como LinkedIn (http://br.linkedin.com/), uma rede social voltada para o networking, ajuda na formação da rede. Criar seu perfil e manter seus dados atualizados pode ajudar na hora de encontrar trabalhos, pessoas e oportunidades recomendadas por qualquer um na sua rede.

      Arquivos de papel:
      É possível criar um banco de dados mais completo, reunindo artigos de jornais e revistas e folders, por exemplo, com um arquivo de pastas suspensas. Procure etiquetar cada pasta por tipo de contato ou ordem alfabética de sobrenomes.


      Checklist: os dados que valem ouro

      Seja qual for a forma escolhida para organizar seus contatos, alguns dados são sempre úteis e devem ser mantidos atualizados. Quando for adicionar um contato, anote:
      • Nome completo
      Telefones (celular, comercial e residencial)
      E-mail
      Endereço

      Profissão / empresa
      Referência (como foram apresentados, de onde se conhecem)
      • Data de nascimento (para mandar uma lembrança ou um email na data, conforme nível de proximidade - o importante é lembrar!)
      • Tags: palavras-chave pelas quais você pode procurar pelo contato (como  “gerente, administração, operadora celular, São Paulo”)
      Foto: anexar uma foto ao contato ajuda a lembrar de suas feições na hora de encontrar novamente,
      Observações: neste campo, anote informações que podem ser úteis em um futuro contato, como uma ideia que a pessoa lhe trouxe ou o assunto sobre o qual conversaram. Se você ficou de enviar um email, por exemplo, é interessante anotar para pedir feedback na próxima oportunidade. No caso de fornecedores e clientes, convém anotar também experiências negativas que podem ter acontecido. Pode evitar a indicação de algum profissional que não prestou bem o serviço, por exemplo.

       


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