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      Organize sua mesa de trabalho

      Quando foi a última vez que você viu sua mesa de trabalho e ficou orgulhoso dela? Faz tempo? Ah, isso nunca aconteceu?

        Seja como for, chegando a hora de reencontrar sua mesa debaixo das montanhas de papel. Mas “Quanto tempo vai levar pra arrumar a bagunça?”, Bem, o tempo dispensado vai depender do tamanho de sua mesa, da quantidade de papéis e bugigangas em cima e dentro dela e de quanto tempo você não sua superfície. Entretanto, possivelmente leve um minuto ou dois para tirar tudo de cima dela, depois, de 1 a 2 horas  para jogar fora o que não é necessário e mais umas 3 horas para reorganizar o que sobrou.

        Garanto que vale muito a pena investir este tempinho. Será como se “tirasse um bode da sala”, tudo vai ficar mais leve.

        Vamos , se esta chance! Você vai se sentir mais feliz e produtivo!

        Efetuar uma Limpeza geral de tempos em tempos é muito importante pois o gerenciamento de papéis e informações é parte essencial do dia-a-dia da maioria dos negócios e das atividades de qualquer pessoa. Isto vai fazer toda a diferença para a eficiência do trabalho.

       Você pode se programar de várias formas. Aqui apresento duas opções:

      1. Escolha um dia especial para esta tarefa (um sábado por exemplo) e marque em sua agenda. Pode ser um dia da semana mais calmo ou uma época em que suas demandas de trabalho estão mais tranquilas. Separe um tempo adequado em função do volume de coisas que possui (ou do tamanho da bagunça ) Faça isso agora! Agende !

      2. Outra possibilidade, caso você não possa dispor de um dia inteiro, é separar 1 hora ou alguns minutos por dia para esta tarefa. Você pode agendar todo dia, por exemplo, das 7:30 às 8:30 (acorde um pouco mais cedo nesta semana. Vai valer a pena!)Faça isso agora! Agende !
      Ah, prepare-se para boas surpresas pois você vai encontrar papéis,documentos e objetos muito desaparecidos.

      Planeje um dia separado para a limpeza de seus arquivos de computador. (esta limpeza deixará seu computador mais rápido, com mais espaço e mais organizado).

        Existem 3 princípios básicos na organização:
      1. Consolidar - Definir o que serve e o que não serve, o que vai usar e o que não vai. Descartar, jogar fora.
      2. Categorizar - Definir seu sistema de categorias e assuntos
      3. GuardarDefinir um local para cada coisa

      Como se preparar?
        Providencie pastas de arquivo, visores e etiquetas e caixas de arquivo morto, se for o caso. Sacos ou caixas para lixo (acredite, você vai precisar disso).Avise sua secretária ou seus pares que você estará ocupado com isto neste dia. Se for o caso, incentive-os a fazer o mesmo.

        Coloque uma música tranquila para relaxar quando começar a tarefa.

      1.Consolidar
      O que jogar fora – a arte de jogar o lixo no lixo – O que guardar
        Pergunte-se a si mesmo as seguintes questões : Isso requer alguma ação minha ou de outra pessoa? – Isto existe em outro lugar ou formato? – É recente o suficiente para ser útil? – Posso identificar uma utilidade específica para isso? – Será difícil consegui-lo novamente? – É um documento legal que exija que eu guarde? – O documento está desatualizado e pode me causar problemas desnecessários? – Mais alguém pode precisar desta informação?
      Se  você respondeu não a estas 8 questões, descarte! Se mesmo tendo respondido não continua em dúvida, pergunte- se ainda: Qual a pior coisa que pode acontecer se eu jogar isto fora? Se der pra conviver com isso, descarte.

      2.Categorizar
       Esta é a parte mais importante de todas. Um sistema de categorias bem montado, vai possibilitar uma organização mais eficiente e mais duradoura. Um bom sistema de categorias é que vai permitir guardar uma informação ou documento rapidamente, e depois dar condições para que sejam encontrados rapidamente, quando necessário. Portanto, invista o tempo necessário nesta fase.
      Quer saber o segredo para uma organização nota 10?
      Utilize o mesmo sistema de categorias para seus arquivos em papel, seu Explorer (arquivos no computador) e arquivos de emails. Abaixo dois exemplos de um sistema de categorias simples:
       

       

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      3.Guardar
      Lembre-se: Cada coisa em seu lugar e um lugar para cada coisa.
      Você pode até trabalhar em uma mesa cheia de papéis e objetos, se isso é importante para seu fluxo de trabalho, contanto que após terminar, tudo isso possa voltar para um local determinado.
      Daí a importância de ter também um sistema de arquivos organizado. Seus papéis e seus arquivos de computador precisam ter um local certo para serem guardados e depois facilmente recuperados. Se não for assim, eles serão perdidos ou vão virar bagunça em algum lugar, provavelmente sua mesa.

      É isso . Mãos a obra e boa sorte.

      Organize-se, você pode!
       


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