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"Organize seus espaços. Durante as operações de trabalho, você precisa organizar seu espaço para colocar os objetos que estiverem em uso."
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      6 Dicas para organizar seu computador

      Conheça dicas simples e eficientes para você organizar melhor os arquivos eletrônicos

      Reprodução

      Assim como uma mesa ou ambiente bagunçado,  um computador desorganizado também pode  roubar o nosso tempo e prejudicar nossa  produtividade.
      Com a avalanche de e-mails, downloads, documentos, artigos e arquivos multimídia, saber organizar este ambiente digital, passa a ser uma tarefa cada vez mais importante para quem não quer jogar seu tempo fora.
        Isso pode ter muito mais impacto em pessoas que, como eu, que ficam mais de 40 horas por semana conectadas ao computador.
        Vamos ver algumas dicas simples e eficientes para você organizar melhor os arquivos eletrônicos:

       

      1. Área de trabalho (desktop)

      Deixe-o limpo e organizado. Elimine os ícones que não utiliza e organize os que ficarem de uma forma que possam ser facilmente localizados. Evite salvar arquivos na área de trabalho ou deixar ali atalhos para programas que você raramente utiliza.
        Crie atalhos para os softwares ou aplicativos utilizados com mais frequência (ex.: Word, Excel,  aplicativo de e-mail, etc). Isso economiza muito tempo, mas não exagere pois um desktop muito  carregado, além de deixar a máquina mais lentapode te confundir na hora de procurar o que quer.

       

      2. Instale google desktop

      Ele serve como uma poderosa ferramenta de busca para ajudar você a encontrar documentos perdidos. A barra vai aparecer como um atalho e pode ser bastante útil num momento de desespero.
        Você pode fazer o download em  http://google-desktop.softonic.com.br/.

       

      3. Faça Backup

      Conheço gente que foi para a terapia depois de ter seu notebook roubado ou o HD do seu computador corrompido, perdendo todos os seus arquivos e registros. Posso garantir que não vale a pena correr o risco. Faça cópia de tudo que for importante e mantenha-a em um local seguro. Seu backup pode ser feito em HDs externos, Pendrives, HDs virtuais (internet) ou mesmo em CDs e DVDs.
      Um programa legal e bem simples de usar éSynctoy da Microsoft.

       

      4. "nome aos bois"

      Nomeie suas pastas e seus arquivos de forma clara e objetiva. Isso vai ser fundamental na hora que precisar localizá-los. Utilize o recurso de colocar a data. Ex: Projeto_nova_sede_OUT2011. Utilize o recurso da padronização, para tipos de arquivos usados com mais frequência. Por exemplo, se você  tem muitos arquivos com nome Projeto, Propostas etc., o nome pode começar sempre com  PROP_cliente A ou PROJ_cliente B, facilitando  bastante na hora da busca.

       

      5. Quer reorganizar tudo?

      Se a bagunça está generalizada e você resolveu que vai começar do zero (pode ser uma sábia decisão),  então é melhor fazer o seguinte: crie no Windows Explorer uma pasta com o nome
      @ Documentos Antigos, por exemplo (o arroba faz com que a pasta fique em primeiro lugar no grupo), e coloque ali  todas as pastas atuais. Depois defina as novas pastas e categorias que pretende utilizar a partir de agora. Aos poucos, quando tiver tempo, e conforme for trabalhando com seus documentos antigos, transferindo-os para suas novas pastas, agora organizadas.
       Você verá que mais de 70% dos arquivos na pasta antiga vão permanecer intactos por muito tempo, ou seja, você provavelmente nem precisava deles. Aproveite para jogar coisas fora.
            Exemplo de uma nova organização:
       

      nova organização

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       6. Não exagere na criação de pastas

      Cuidado na hora de criar pastas e categorias para armazenar seus arquivos no computador. Isto vai economizar tempo na hora que precisar buscar uma informação ou documento. Criar dezenas de  categorias pode obrigar você a efetuar um número muito grande de cliques e fazer você perder tempo  até conseguir chegar no arquivo desejado.
      Importantelembre-se de conferir o nome do arquivo que está salvando , e renomeie-o se  necessário. Muitas vezes fazemos o download de um programa ou arquivo que está com um nome  em “sânscrito”, algo como  Bhaktivedanta_twzz2009. Sabe quando vai encontrá-lo novamente se precisar?


              Manda alguma outra dica que você tenha e queira compartilhar com a gente ok?
      Boa sorte!



       


      Quer saber mais sobre este assunto? Leia nosso e-book: Kit E-books: Organize seu Trabalho

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