mel pergunta
"Para remover manchas de gordura de algum tecido, experimente colocar um papel absorvente embaixo da mancha e passar com ferro bem quente. "
Clique em "boa dica", acumule favos de Mel e troque por E-Books ou descontos na Loja OZ!

ozlojaozloja
  • Verificando Tweets...
    organizesuavidaorganizesuavida
    • Verificando Tweets...

      Como organizar e arquivar documentos em 7 passos

      7 dicas para arquivar documentos e encontrar rapidamente tudo que desejar

      Reprodução

      Este sistema simples de 7 passos pode ajudar o profissional da comunicação a fazer e manter um sistema efetivo de arquivo. Uma vez feito, você será capaz de manter sua papelada e outras informações sob controle e encontrar tudo o que precisa em 10 segundos ou menos.

      1. Separe suas informações em categorias mais amplas possíveis conforme mostramos. Pense no supermercado. Eles têm áreas específicas para maçãs e laranjas, iogurte e leite, carne e frango, etc. As três categorias amplas são: Frutas, Laticínios e Açougue. O mesmo funciona para seus papéis. Algumas categorias comuns são: Contatos de A - H, Contatos de I - P, Contatos Q - Z, Assessorias, Matérias, Informações Gerais, ou outras dependendo da editoria, ou cliente, no caso de assessores, que atua, entre outras.

      2. Faça um arquivo suspenso para cada uma destas categorias. Certifique-se de usar arquivos suspensos que podem ser pendurados em várias posições.

      3. Depois, comece a dividir em subcategorias com as pastas de arquivo (pastas simples, que vão dentro das pastas suspensas). Por exemplo, em seu arquivo suspenso pessoal e em sua casa para Impostos, você pode ter pastas separadas por ano (2001, 2002, 2003, 2004, etc.).

      4. Comece a colocar cada folha de papel na pasta correspondente. Marque cada uma delas com uma data para descarte, desta forma, quando você for mexer nos arquivos daqui a um ano, você saberá imediatamente se você deve manter aquele papel.

      5. Se você encontrar um papel que pode ser arquivado em algumas pastas diferentes e você não sabe ao certo em qual arquivá-lo, escolha uma delas e coloque uma referência cruzada (uma anotação) dentro do(s) outro(s) arquivo(s) em que ele se encaixaria.

      6. Deixe espaço nos arquivos para que as gavetas não fiquem entaladas. Se as gavetas estiverem muito apertadas, arquivar será uma tarefa frustrante e é bem provável que você não a cumpra.

      7. Uma vez você tenha montado seu sistema de arquivo - seja na redação ou em casa, arquive diariamente ou pelo menos semanalmente. Se você deixar seu sistema de arquivos de lado, você vai gastar muito tempo para colocá-lo em ordem novamente e vai perder em produtividade.

       


      Quer saber mais sobre este assunto? Leia nosso e-book: Como organizar seu Escritório - Housekeeping

      "Esta matéria pode ser publicada gratuitamente em seu site, jornal, revista ou newsletter, desde que citada a fonte: www.organizesuavida.com.br. Se desejar publicar artigos e informações exclusivas entre em contato."

      newsletter

      Avalie esta matéria:
      93149 visualizações
      Facebook Twitter Google Bookmarks Delicious
       seu nome
       seu e-mail
       e-mail do destinatário
       comentários
       
       
       
       
       
      215 caracteres disponíveis