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      Saiba como organizar seus e-mails e deixar a caixa de entrada vazia

      Quem utiliza o MS outlook como seu aplicativo de email, tem a sua disposição uma poderosa ferramenta de organização. Daremos frequentemente , diversas dicas que irão ajudá-lo a utilizar todo o potencial do Outlook. Caso você utilize outro aplicativo para gerenciar seus emails, também poderá aproveitar as dicas.

      A chave mestra para conseguir um gerenciamento de emails eficaz é um hábito simples, porém não adotado por muitas pessoas: manter a caixa de entrada vazia.

      Um mínimo esforço psíquico é requerido quando adotamos o hábito de manter a caixa de entrada de emails vazia. O problema é que quando não temos um sistema de gerenciamento de emails minimamente organizado, temos a tendência, seja por segurança ou por não saber onde coloca-los, de mantê-los na caixa de entrada até resolvermos o que fazer com eles. Isto não é uma prática saudável caso você queira obter um pouco mais de produtividade neste quesito.

      Gerenciando adequadamente sua caixa de entrada você evita ações altamente improdutivas como: olhar para o mesmo email várias vezes sem nenhuma ação sobre ele, perder tempo procurando emails passados, deixar de responder emails importantes, etc, etc.

      Como conseguir então deixar a caixa de entrada vazia?
      Você processa os emails da mesma forma que faz com qualquer tarefa . Você responde, deleta, arquiva como referência, delega (ou encaminha) para alguém ou agenda uma ação.

      1. Delete Já !
      Por favor aprenda onde esta a sua tecla e use-a!! ( d também funciona rápido). Livre-se dos emails que não tem utilidade para você depois de lê-los. Se você tiver mais de 500 emails, o jeito mais rápido de descartar tudo de uma vez é selecionando a partir do campo organizado por , logo acima dos emails que aparecem, e marque DE: ( Clique no cabeçalho DE: ). Você pode depois disso jogar fora um monte de coisas da mesma fonte de uma só vez. Isto fará com que estes emails sejam direcionados para a pasta excluídos e fiquem lá. Posteriormente você poderá deleta-los definitivamente.

      Dica: Se o email deve ser respondido, não o tire da caixa de entrada até que possa respondê-lo.

      2. Faça já !
      Se a resposta for levar menos de 3 minutos, responda na hora. Esta regra é mágica. Com poucas exceções, qualquer email que possa ser respondido em menos de 3 minutos deve ser despachado a primeira vez que você o vê. Você deve, obviamente excluir tudo o que puder; mas se você for responder e isso vai levar menos de 3 minutos, vai demorar mais para você guardá-lo, abri-lo e lê-lo novamente de novo do que lidar com ele de uma vez.

      3. Agende Já !
      Os emails que vão demorar mais de 3 minutos para serem despachados podem ser inicialmente lidados de duas formas:

      Guarde em uma pasta chamada @Ação na lista de pastas do Navegador. O símbolo @ faz com que esta pasta se destaque das suas pastas de referência.

      Anote uma data e horário para executar aquela tarefa, em seu calendário. Depois coloque o email numa pasta de referência (arquive).

      Se você fizer o que está acima, você terá uma Caixa de Entrada de Emails vazia, o que é um evento que poucas pessoas experimentaram.

      4. Delegue Já !
      Se alguma outra pessoa precisa fazer algo a respeito de um email, encaminhe-o a ela. Idealmente, isto deve ser feito imediatamente, a menos que vá demorar muito mais de 3 minutos para encaminhar. Nós também recomendamos que (se você se importa com o resultado do que foi delegado), você acompanhe, um jeito fácil de fazer isso é enviar uma copia para você mesmo quando mandar um email delegado. Isto vai te mandar uma cópia de volta a sua Caixa de Entrada, que você pode depois colocar em uma pasta @Esperando por. (por exemplo).

      5. Arquive Já !
      Supere sua alergia ( se você tem) de fazer pastas de referência em sua barra de navegação. O propósito desta pastas de referência é te dar um sistema simples de armazenamento para os emails que você precisa manter arquivados. Com a Caixa de Entrada selecionada, você pode criar pastas organizadas por tema, tópico, projeto, pessoa, ou qualquer coisa que faça mais sentido para você.

      Use - Shift e para fazer uma nova pasta mais rápido.

      Veja um exemplo:

      Caixa de entrada
      @ação
      @esperando por
      Assuntos Marcos
      Assuntos Marketing
      Orçamentos
      Memória Particular

      Lembre-se que a síndrome de "longe dos olhos, longe da cabeça" pode matar - você tem que revisar o conteúdo das pastas @Ação e @Esperando por com tanta freqüência quanto os seus outros lembretes ou tarefas, para operar dentro da estrutura mais produtiva para uso do seu tempo.

      Em resumo, você precisa deletar um monte, arquivar um monte, fazer os rápidos, e estabelecer um sistema para o gerenciamento de emails que requeiram mais do que 3 minutos de ação.

       


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