mel pergunta
"Fitas de velcro são eficientes porque permitem abrir e fechar quantas vezes for preciso. Elas servem para reunir os cabos e fios e prendê-los, mantendo a área organizada."
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      Como organizar uma reunião

      Esqueça-se das críticas que existem a respeito das reuniões. É muito comum se comentar: "Reuniões são uma perda de tempo!". "Ah, meu Deus, lá vem outra reunião...".
      Como profissional moderno e atualizado, você precisa saber que a maioria das pessoas do Brasil, como apontam estudos de Neurolingüística, é formada por pessoas mais "auditivas". Ou seja, neste país, gostamos de falar e de ouvir. Por isso se lê tão pouco.

      Iremos lhe indicar alguns elementos básicos sobre a organização e participação em reuniões. Utilize o roteiro como uma espécie de checklist.

      Definição de hora e lugar

      Cabe a você ter certeza de que tudo vai se encaixar. Certifique-se de que a carga horária não ultrapasse outros compromissos do líder. Tente encontrar um local que se harmonize com quantidade de pessoas e tipo de reunião. Por exemplo: se o assunto em pauta for "explosivo" ou polêmico, procure - se possível - destinar um local mais aprazível, algo que ajude a "desarmar os espíritos".

      Comunicação Interna
      Faça uma parceria produtiva com o pessoal responsável pela Comunicação Interna. Tenha a certeza de que todos os envolvidos tenham sido informados pelo Correio Eletrônico, por Circular, Memorando, etc. Quando for de extrema importância, confirme - ou tenha a certeza de que alguém o fez - as presenças por escrito.

      Papéis e lápis/canetas
      Não deixe que ninguém dê a desculpa que não anotou alguma coisa porque "se esqueceu" dos instrumentos básicos para isso. Preste atenção à quantidade e qualidade, de acordo com o número de pessoas e o tipo de reunião. Distribua tudo previamente no local. Não deixe faltar, se forem necessários, flip chart, TV, vídeo, quadro negro, pranchetas, etc..

      Disposição Geral
      Ao líder deverá ser reservado um lugar de onde possa ser observado por todos, sem distinção. Combine com ele se há necessidade de uma distribuição estratégica de lugares. De repente, ele pode estar querendo olhar nos olhos de determinada pessoa... De preferência, tente fazer com que pessoas de um mesmo departamento se sentem de forma separada. Porque a tendência é de pessoas que convivem no dia a dia conversarem paralelamente.

      Bebidas
      Nada além de água (gelada e sem gelo), café e chá.

      Saber ouvir
      Preste atenção a cada palavra e em sua entonação. Muitos perdem o melhor da reunião, pois enquanto o outro está falando, ele estão pensando em como se sobressair.

      Interrupções
      Obtenha do líder uma combinação sobre a oportunidade ou não das interrupções ocasionadas por fatores externos. Ligações urgentes, chamados de serviço, etc.. Tudo deverá ser comunicado após a reunião? É esperada alguma ligação urgente? Quem poderá sair da sala para atender emergências? Etc..

      Lista de presença
      Geralmente, o líder gosta de saber quem faltou e porquê. Prepare tudo antes e garanta que todos os presentes puderam assinar a lista.

      Ata
      É muito importante e tem que ser bem minuciosa. Data, hora e local, assunto, quem falou o que, que temas ficaram pendentes, o essencial e as conclusões. Sempre que possível, faça o líder ler e assinar.

       


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