Organizando a mesa do escritório em um dia
Se já faz um bom tempo que você não vê sua mesa, prepare-se para reencontrá-la debaixo das pilhas de papel. O tempo dispensado vai depender do tamanho de sua mesa, da quantidade de papéis e de há quanto tempo você não vê sua superfície.
Prepare sua missão
Agende pelo menos quatro horas para a primeira metade da missão.
Quando o dia chegar vista roupas confortáveis, coloque sua música favorita para tocar e respire fundo.
Comece pela limpeza
Tire tudo de cima e de dentro de sua mesa e empilhe no chão.
Limpe a mesa com desinfetante e passe um lustra-móveis até que ela pareça nova. Pegue um saco de lixo bem grande, sente-se no chão e comece a dispensar. Mais do que 80% dos papéis podem provavelmente ir para o lixo. As únicas coisas que você deve manter são papéis a respeito de seu atual projeto, o de referência legal futura. Separe os papéis dessas duas categorias em duas pilhas atrás de você. Jogue fora também catálogos, revistas e jornais velhos.
Estabeleça um intervalo antes de continuar
Saia para espairecer por pelo menos uma hora, aproveite para comprar suprimentos como um bloco de papel, um porta-lápis e caneta, um arquivo vertical – a não ser que tenha uma gaveta de arquivo – para arquivar papéis que utiliza todos os dias. Não se esqueça das etiquetas e de um porta-disquete e CD-ROM se você ainda não os tiver.
Ao voltar comece a reorganizar as coisas que você manteve
Categorize e organize os arquivos diários nas novas pastas.
Etiquete tudo de forma que fique claro para você o conteúdo de cada pasta.
Para os documentos e papéis que não são usados com freqüência, coloque em seu gabinete de arquivos, se já tiver um. Se não tiver, guarde-os em uma cesta e aprenda a organizar um sistema de arquivos em matérias disponíveis no nosso portal.
Organize sua mesa de trabalho
Coloque o telefone de volta sobre a mesa. Se você é canhoto deixe o telefone do lado direito de sua mesa e vice-versa, assim você pode falar ao telefone e escrever ao mesmo tempo. O bloco de papel que acabou de comprar deve ficar próximo ao telefone.
Coloque suprimentos dentro de seu porta-lápis e caneta. Lembre-se de eliminar canetas que não funcionam e toquinhos de lápis.
Separadores para serem colocados dentro de gavetas mantêm seus itens em ordem e no lugar certo.
Se você tiver espaço para os materiais de escritório em sua mesa, separe uma gaveta para eles, se não os coloque em um armário específico. Sua agenda agora tem espaço em sua mesa.
Apenas os papéis relacionados ao seu projeto atual podem ficar em sua mesa.
Deixe uma lixeira para papéis próxima a sua mesa. Assim você não começa a acumular papéis inúteis novamente.
Encontre o local adequado para guardar o que restou
Os manuais do computador devem ficar em uma prateleira de seu escritório.
Os disquetes e CD-ROM nos compartimentos que acabou de comprar e próximos a seu computador.
Quanto a fotografias, enquadre-as e as pendure na parede.
Dica
Separe pelo menos 15 minutos do seu dia para limpar sua mesa.
Se desejar publicar artigos e informações exclusivas entre em contato.” |
